Eine Tagung richtig planen

15.12.2015, 15:48

Eine Tagung richtig planen

Tipps zur Planung einer professionellen Tagung

Das Organisieren einer Tagung oder Konferenz stellt eine große Herausforderung für die beteiligten Personen dar. Eine erfolgreiche Business-Veranstaltung besteht aus mehr als nur einer Location und Präsentationstechnik. Sie sollten deshalb alle Details der verschiedenen Organisationsphasen bedenken und so zusammenfügen, dass weder zeitliche Überschneidungen noch quälende Lücken entstehen.

Unser Organisationsteam hat Ihnen die wichtigsten Tipps für die Tagungsplanung zusammengefasst. Sie erfahren im Folgenden, worauf es beim Planen von Business-Events ankommt und was eine professionelle Tagung ausmacht.

Die drei Phasen der Tagungsplanung

Grundlagen der Tagungsplanung

Hier beginnt Ihre Tagung. Werden Sie sich über die Eckdaten Ihrer Veranstaltung bewusst. So verschaffen Sie sich einen guten Überblick über die bevorstehende Konferenz und können so die Details besser organisieren und aufeinander abstimmen. In dieser Phase können Sie brainstormen oder mit den Kollegen in Form eines Mindmappings Ideen sammeln.

Beschäftigen Sie zuerst mit folgenden Aspekten:

Ziel und Thema - Wozu halten Sie die Tagung ab? Zum Beispiel: Weiterbildung, Informationsaustausch, Motivation, Beschlussfassung, Imagepflege, Kundenbindung, Innovation und Optimierung, Produkteinführung, Produktpräsentation
Timing - Welcher Zeitrahmen ist für die Tagung vorgesehen? Dauer (eintägig oder mehrtätig), Terminfindung
Zielgruppe - Wer sind die Teilnehmer der Konferenz? Zum Beispiel: Kollegen, Kunden, Führungskräfte, nationale oder internationale Gäste
Ort - Wo soll die Tagung stattfinden? Zum Beispiel: im Gebäude der Firma, im Umkreis des Standortes oder in einer anderen Stadt
Teilnehmerzahl - Wie viele Gäste werden erwartet?
Budget - Wie viel Kapital steht für die Tagung zur Verfügung?

Die Tagungsplanung im Detail

Sind die Basisdaten geklärt, geht es an die Organisation der Details. Denn vor allem diese sind es, die Ihrer Business-Veranstaltung das gewisse Etwas verleihen und für eine professionelle und effiziente Arbeitsatmosphäre sorgen.

Ausstattung - Was benötigen Sie für die Tagung? Zum Beispiel: Tagungstechnik, Catering, Bestuhlungsform
Pausenplanung - Wie gestalten sich die Pausen Ihrer Tagung? Zum Beispiel: Rahmenprogramm, Anzahl und Dauer der Pausen, kulinarische Verpflegung
Einladungen - Welche Mittel braucht es, um auf die Tagung aufmerksam zu machen? Zum Beispiel: Anmeldeformulare entwickeln, Drucksachen bearbeiten, Adressdaten verwalten, Versand abwickeln
Sonstiges - Was sollte zusätzlich beachtet werden? Zum Beispiel: Transfer, Übernachtung, Catering

Nach der Tagung

Diese Phase der Tagungsplanung hat eine besondere Position. Hier geht es um die gesamte Organisation, die nach Ihrer Tagung notwendig ist und nicht vernachlässigt werden darf. Punkte, auf die Rücksicht genommen werden sollte, sind:

Aufräumen – Wie wird der Urzustand der Location wiederhergestellt?
Berichten - Welchen Nutzen konnte die Tagung erzielen?
Feedback - Gab es Komplikationen? Was funktionierte gut, wo herrscht Verbesserungspotential?

Sie merken, wie vielschichtig und umfassend das Planen eines guten Business-Events ist. Falls Sie befürchten, den Überblick zu verlieren oder für eine präzise Organisation die Zeit fehlt, helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir kümmern uns um die gesamte Planung, sodass Ihnen Stress erspart bleibt und Sie gleichzeitig eine hochwertige Tagung abhalten können.

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