Die Gesprächskultur hat sich durch den technischen Fortschritt gewandelt. Neue Informationsstrukturen und Kommunikationstechnologien ermöglichen es uns Daten schnell auszutauschen und auch sehr große Business-Veranstaltungen abzuhalten. Neben der klassischen Tagung bieten sich mittlerweile viele Alternativen, um sich mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern zu beraten: Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder Online-Konferenzen. Über moderne Tools können Sie Themen sofort diskutieren ohne sich umfassende Gedanken über Bestuhlungsformen oder Catering machen zu müssen. Vor allem internationale Tagungen lassen sich so besser und effizienter realisieren. Wir haben uns für Sie genauer mit den neuen Konferenztechnologien auseinandergesetzt und Ihnen die wichtigsten Informationen zu Telefonmeetings, Videokonferenzen und Webkonferenzen zusammengefasst. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Alternativen zum Präsenzmeeting und lernen Sie die neuen Formen der geschäftlichen Verständigung kennen.

Die Ausweichmöglichkeiten zum Präsenzmeeting sind schnell umgesetzt und deshalb sehr beliebt. Die Tagungsteilnehmer brauchen sich nicht mit Raumkapazitäten, Transfer, Übernachtungsmöglichkeiten und Pausengestaltung beschäftigen, sondern nutzen die technischen Gegebenheiten, um sich schnell zu besprechen. Es gibt derzeit drei Möglichkeiten, sich ortsunabhängig durch den Einsatz elektronischer Medien zu vernetzen.

Bei der Telefonkonferenz (auch Telefonmeeting oder Telko genannt) steht die tonale Übertragung der Programmpunkte durch die Teilnehmer im Fokus. Gestik und Mimik entfallen bei dieser Art der Geschäftskommunikation völlig. Wenn gewünscht, können sich mehrere hundert Personen in die Telefonkonferenz schalten. Doch Vorsicht: Je mehr Personen am Telefonmeeting teilnehmen, desto komplizierter wird es, die Stimmen voneinander zu unterscheiden. Zu empfehlen ist der „confcall“ (conference call) deshalb für einen kleinen Teilnehmerkreis bis zu 30 Personen, der nur einzelne, ausgewählte Themen kurz erörtert.

Die Videokonferenz fungiert als Erweiterung des Telefonmeetings. Neben der auditiven Übertragung setzen Sie hier zusätzlich Bewegt-Bilder ein. Der Live-Videostream ist für alle Teilnehmer sichtbar, wodurch Sachverhalte besser dargestellt und veranschaulicht werden. Die Mischung aus Audiokonferenz und Bildübertragung (auch als „Bildtelefonie“ bezeichnet) eignet sich für kleine und große Gruppen. Doch auch hier gilt: Je mehr Personen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Ein Teilnehmerkreis von 5 bis 30 Personen ist optimal.

Die Webkonferenz (auch: Online-Konferenz) definiert sich durch das Verfassen von digitalen Beiträgen durch die Teilnehmer. Zur Visualisierung werden Computer-Bildschirme genutzt. Die Tagungsgäste können sich miteinander vernetzen und auf Daten und Dokumente gemeinsam zugreifen („Screen-Sharing“). Dieses virtuelle Treffen ermöglicht einen schnellen, unkomplizierten Datentransfer, der mit entsprechender Konferenz-Software gesichert und verschlüsselt werden kann. Teilnehmer klinken sich über einen per E-Mail oder SMS übermittelten Zugangscode in die Web-Konferenz ein.

Die modernen Alternativen zur klassischen Präsenztagung bieten viele Vorteile. In schnelllebigen Zeiten ist die elektronische und digitale Verständigung effektiv, da so Informationen rasch unter den Teilnehmern quer durch die Welt ausgetauscht werden. Zudem führen Sie mit den ausbleibenden Dienstreisen zu einer geringeren Umweltbelastung. Beachten Sie jedoch, dass die Telefonkonferenz, Videokonferenz oder Online-Konferenz eine Präsenztagung nicht ersetzt. Der fehlende Blickkontakt beispielsweise führt schnell zu Fehlinterpretationen und Missverständnissen. Die face-to-face-Kommunikation auf einer klassischen Tagung hingegen erzielt zusätzlich einen positiven Effekt für das Sozialleben der Teilnehmer, die sich vor allem während des Rahmenprogramms näher kennenlernen.

Sie sehen: Möglichkeiten, eine Tagung zu veranstalten gibt es viele. Welche Kommunikationsform für Sie die richtige ist, hängt ganz vom Charakter und Ziel Ihrer Business-Veranstaltung ab.